Kaufmännische*r Referent*in (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.01.2027 eine*n engagierte*n kaufmännische*n Referent*in (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Stunden pro Woche). Wenn du dein Fachwissen und deine Begeisterung in einem sinnstiftenden Umfeld einbringen und aktiv an der Weiterentwicklung unserer Stiftung mitwirken möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

In dieser Position verantwortest du den kaufmännischen Bereich der Stiftung und übernimmst eine leitende Rolle für die Position der Sachbearbeitung im Finanz- und Personalbereich.

Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2027 befristet, eine längerfristige Beschäftigung wird angestrebt.

• Verantwortung für den Finanzbereich inkl. Rechnungswesen, Controlling, Liquiditätsplanung und Vertragsmanagement in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Steuerung der Prozesse mit externen Finanzdienstleistern (Buchhaltung, Lohnbüro, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfer)
• Überwachung von Zahlungsverkehr, Kontoführung und Bankenkommunikation
• Weiterentwicklung, Implementierung und Dokumentation von Finanzprozessen und -richtlinien

Buchhaltung & Wirtschaftsprüfung (operative Sicherstellung & Qualität)

• Fachliche Leitung der laufenden Prozesse zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, fristgerechten Finanzbuchführung
• Vorbereitung und Erstellung des Jahresabschlusses als zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister und Prüfstellen sowie die Mitglieder des Vorstands
• Aufstellung des Haushaltsplans der Stiftung in enger Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Lenkungskreis und dem Vorstand

Fördermittelverwaltung (Projektfinanzen & Zuwendungsrecht)

• Erstellung, Pflege und Prüfung von Projektbudgets und Verwendungsnachweisen in enger Abstimmung mit zuständigen Projektleitungen
• Durchführung von Mittelabrufen und Controlling der Mittelverwendung in enger Abstimmung mit zuständigen Projektleitungen
• Anwendung des öffentlichen Zuwendungs- und Vergaberechts sowie Klärung von Einzelfragen mit Fördermittelgebern

Personalverwaltung & Führung (leitend & beratend)

• Leitende Zusammenarbeit mit der Position Sachbearbeitung Personal sowie fachliche Unterstützung
• Förderung einer modernen, wertschätzenden und nachhaltigen Personalentwicklung

Struktur- und Prozessentwicklung (organisationale Weiterentwicklung)

• Aufbau, Implementierung und Optimierung von Arbeitsprozessen im Finanz- und Personalbereich
• Mitwirkung im geschäftsführenden Lenkungskreis zu operativen, organisatorischen und kaufmännischen Themen

Fachliche Kompetenzen

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder verwaltungswissenschaftliches Studium mit Schwerpunkt Finanz- und Rechnungswesen, Controlling oder Zuwendungsrecht oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Position mit Finanzadministrations- und Controllingaufgaben
• Fundierte Kenntnisse im Gemeinnützigkeits-, Zuwendungs- und Vergaberecht sowie in der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln
• Kenntnisse im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht sind erwünscht
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) sowie gängiger Buchhaltungssoftware, idealerweise Lexware
• Erfahrung mit digitaler Buchhaltung und digitalen Finanzprozessen; wünschenswert sind zudem Erfahrungen mit der Einführung bzw. Umstellung von Buchhaltungssystemen und der Begleitung von Systemmigrationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Stärken

• Kaufmännisches und analytisches Denken
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und motivierende Führungskompetenz
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise sowie sicheres und professionelles Auftreten
• Organisations- und Koordinationstalent mit Blick für Prioritäten und Zusammenhänge
• Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Themen und Sachverhalte

• eine sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation mit gesellschaftlicher Relevanz
• Einblicke in spannende Forschungs- und Praxisprojekte
• Zusammenarbeit in einem diversen, interdisziplinären Team mit flachen Hierarchien
• vielfältige Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• 6 Wochen Urlaub pro Jahr

Die Bewerbungsfrist endet am 30.10.2026. Gespräche mit geeigneten Bewerber*innen finden fortlaufend statt – bewirb dich daher gern frühzeitig.